Ein heller, lichtdurchfluteter Loft mit einem Schreibtisch, Stuhl und offenem Laptop.

Automatisiere dein Unternehmen.

Du delegierst und entscheidest, die Fleißarbeit wird abgenommen: Anfragen, Belege, Termine, Nachfassen. Ich verbinde dafür die Programme, die du schon hast.

Erstgespräch buchen · 30 Min, kostenlos Ansehen, wie das läuft
  • Erster Ablauf in unter zwei Wochen
  • Festpreis, vorher schriftlich
  • Europäischer Datenschutz, deine Daten bleiben deine

Ein Arbeitstag, an dem du nichts davon angefasst hast. Dreiundzwanzig Vorgänge erledigt. Zwei liegen bei dir, weil du es so festgelegt hast.

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Was auf deinem Tisch liegt

Nichts davon ist dein Geschäft.
Alles davon hält es auf.

Anfragen, die seit Tagen auf eine Antwort warten. Rechnungen, die jemand abtippt. Angebote, bei denen niemand nachgefasst hat. Termine, die bestätigt, Belege, die zugeordnet, Fragen, die zum zehnten Mal beantwortet werden. In einem kleinen Betrieb gibt es dafür keine Abteilung. Es gibt dich. Oder die eine Person, die ohnehin schon alles macht.

Diese Arbeit ist das Erste, das liegen bleibt, wenn es voll wird. Und das Erste, das deine Kunden merken.

Was von deinem Tisch verschwindet

Fünf Dinge, die fast jeder Betrieb loswird.

Diese Abläufe sehen in fast jedem Betrieb gleich aus und lassen sich deshalb schnell einrichten, meist als Erstes. Jeder einzelne zum Festpreis, der erste in unter zwei Wochen. Dein Betrieb hat eigene dazu. Die finden wir im Gespräch.

Läuft von allein

Jede Mail wird gelesen, erkannt (Anfrage, Rechnung, Beschwerde, Werbung), beim Richtigen abgelegt, mit Zusammenfassung.

Bleibt bei dir

Nur die Mails, die eine Antwort von dir brauchen.

Läuft von allein

Rechnungen und Belege aus Mail, Foto und Scan werden ausgelesen, gegen Bestellung und Lieferschein geprüft, vorkontiert und in deine Buchhaltung gelegt.

Bleibt bei dir

Belege, die zu nichts passen, mit dem Hinweis, warum.

Läuft von allein

Anfragen werden erfasst, gegen deine Kunden- und Preisdaten geprüft, das Angebot in deiner Vorlage entworfen. Bleibt ein Angebot ohne Antwort, liegt die Nachfass-Mail bereit.

Bleibt bei dir

Die Freigabe. Ein Klick, oder ein Nein.

Läuft von allein

Terminanfragen werden bestätigt, gegen den Kalender geprüft, Alternativen vorgeschlagen, Erinnerungen verschickt.

Bleibt bei dir

Nichts, außer du willst es.

Läuft von allein

Die Fragen, die du zehnmal am Tag hörst, werden beantwortet: Lieferzeit, Öffnungszeiten, Status, Rechnung. Wenn gerade niemand ans Telefon kann, geht jemand ran, der zuhört und eine saubere Notiz hinterlässt. In wenigen Tagen eingerichtet.

Bleibt bei dir

Alles, was kniffelig wird. Das wird übergeben, mit dem bisherigen Verlauf.

Welche davon sind deine? Dreißig Minuten, dann weißt du es.

Erstgespräch buchen

Kein neues Programm

Nichts wird ersetzt.
Alles wird verbunden.

Deine Programme bleiben, wie sie sind: dein Mailprogramm, dein Kalender, deine Warenwirtschaft, deine Buchhaltung, deine Vorlagen. Dazwischen richte ich eine Kette ein, die Informationen von einem Programm ins nächste weiterreicht, so wie es heute jemand per Hand tut. Das ist mein Kerngeschäft.

  • 01EingangMail, Formular, Telefon
  • 02LesenWas will der Absender?
  • 03Prüfengegen deine Kunden-, Preis- und Bestandsdaten
  • 04Deine ProgrammeKalender, Warenwirtschaft, Buchhaltung
  • 05Deine VorlageAngebot, Bestätigung, Antwort
  • 06Freigabewenn du es so festgelegt hast
  • 07Versandmit deinem Briefkopf
  • 08Ablagejeder Vorgang wiederfindbar

Wo KI drinsteckt

An genau drei Stellen: wo eine Mail gelesen, ein Beleg ausgelesen oder ein Telefonat geführt werden muss. Alles andere sind feste Regeln, die jedes Mal gleich laufen und die du nachlesen kannst. Deshalb ist das Ergebnis vorhersehbar.

Wo Regeln nicht reichen

Manche Aufgaben lassen sich nicht in Regeln fassen: einen Lieferanten vergleichen, eine Reklamation einordnen, nachfassen und dabei den neuen Preis berücksichtigen. Dafür setze ich KI-Agenten ein: Programme, die eine Aufgabe bekommen, sich die nötigen Informationen aus deinen Programmen holen und die nächsten Schritte selbst wählen, innerhalb der Grenzen, die du gesetzt hast. Mehrere Agenten reichen sich ihre Ergebnisse gegenseitig weiter.

Wenn du schnell etwas Sichtbares willst

Chat auf der Website und Telefonannahme sind in wenigen Tagen eingerichtet. Ein guter Anfang, wenn du erst einmal sehen willst, wie sich das anfühlt. Sie stehen für sich oder hängen an der Kette.

Was ein Ablauf darf

Drei Stufen. Du legst sie fest.

Kein Ablauf hier handelt nach eigenem Ermessen. Für jeden steht vorher schriftlich fest, was er allein erledigen darf, was er nur vorbereiten darf und was er nicht anfasst. Das entscheidet, was auf deinem Tisch landet.

  1. Grün · erledigt allein

    Eindeutige Fälle: Zahlung passt zur Rechnung, Kunde ist bekannt, Preis steht in der Liste. Wird erledigt und protokolliert.

  2. Gelb · bereitet vor

    Alles, was nach außen geht oder Geld bewegt: Angebote, Mahnungen, Bestellungen, Antworten an Neukunden. Du bekommst den fertigen Entwurf und gibst frei, mit einem Klick. Oder du lehnst ab.

  3. Rot · legt vor

    Sonderfälle, Abweichungen, unbekannte Absender, Beträge über einer Grenze, die du setzt. Der Fall wird dir mit Begründung vorgelegt und wartet.

Freigeben tust du dort, wo du ohnehin bist: in Teams oder Slack, wenn du das nutzt, sonst in einer eigenen Übersicht wie der oben.

Mit der Zeit wandern Fälle von Gelb nach Grün, wenn du gesehen hast, dass es hält. Aber nur, wenn du das entscheidest. Und was die KI nicht eindeutig zuordnen kann, wird nie geraten. Es landet bei dir, mit dem Hinweis, woran es lag.

Was es kostet, und wie es losgeht

Erst rechnen. Dann ein Ablauf. Dann der nächste.

  1. Schritt 1

    Dreißig Minuten reden.

    Du bringst den Ablauf mit, der dich am meisten nervt. Ich frage nach, wie er heute läuft, mit welchen Programmen, wie oft. Kostenlos, ohne Vorbereitung.

  2. Schritt 2

    Ich rechne.

    Mit deinen Zahlen: wie viele Vorgänge, wie viele Minuten pro Vorgang, wer sie heute macht. Daraus ergibt sich, ob es sich lohnt. Wenn nicht, sage ich das, und wir sind fertig.

  3. Schritt 3

    Festpreis, schriftlich.

    Wenn es sich lohnt, bekommst du ein Angebot: ein Festpreis für Einrichtung und Entwicklung, bevor ich anfange. Keine Stundenabrechnung, keine Überraschung.

  4. Schritt 4

    Läuft in unter zwei Wochen.

    Der erste Ablauf geht in den Betrieb, mit Freigaberegeln, die du festgelegt hast, und einer Dokumentation, die auch jemand anderes lesen kann. Dann entscheidest du, ob der nächste drankommt.

Rechne es selbst nach.

Das sind 368 Stunden und 12.880 Euro im Jahr, gerechnet mit 46 Arbeitswochen.

Deine Zahl, nicht meine. Ob sich das Einrichten dagegen rechnet, klären wir in dreißig Minuten.

Erstgespräch buchen

Rechenbeispiele

Drei Betriebe, drei Tische.

Erfundene Betriebe, angenommene Zahlen. Keine Referenzen, sondern Rechenbeispiele, damit du deinen eigenen Tisch darin wiedererkennst. Deine echten Zahlen rechnen wir im Gespräch.

Handelsbetrieb, 14 Leute

Heute

Rund sechzig Anfragen pro Woche per Mail, Telefon und Formular. Die Inhaberin sortiert sie selbst. Angebote gehen nach zwei bis drei Tagen raus, jedes fünfte wird nie nachgefasst.

Danach

Jede Anfrage erfasst, gegen Kunden- und Preisdaten geprüft, das Angebot in der eigenen Vorlage entworfen, am selben Tag. Ohne Antwort nach fünf Tagen liegt die Nachfass-Mail bereit.

Bleibt bei dir

Freigaben für Neukunden und Sonderpreise. Ein Klick pro Angebot.

Kanzlei, 6 Leute

Heute

Belege kommen als Foto, PDF und Papier. Eine Kollegin tippt sie ab, sucht den passenden Vorgang, kontiert vor. Der Monatsabschluss dauert zwei Tage.

Danach

Belege werden beim Eingang ausgelesen, dem Mandanten und Vorgang zugeordnet, vorkontiert, in die Kanzleisoftware gelegt. Der Monatsabschluss beginnt mit einer fertigen Liste.

Bleibt bei dir

Belege ohne Zuordnung, einzeln, mit Hinweis.

Fahrschule, 5 Leute

Heute

Das Telefon klingelt während der Fahrstunde. Terminanfragen, Absagen, dieselben Fragen zu Preisen und Unterlagen. Wer nicht durchkommt, meldet sich woanders an.

Danach

Terminanfragen werden bestätigt, gegen den Kalender geprüft, Absagen neu vergeben, Standardfragen am Telefon und per Chat beantwortet. Wer etwas Besonderes braucht, wird zurückgerufen.

Bleibt bei dir

Die Gespräche, die wirklich den Fahrlehrer brauchen.

Maik Barenkamp, Portrait vor hellem Hintergrund.

Wer das einrichtet

Einer. Der es selbst baut.

Kein Vertrieb, keine Agentur, kein Junior, der es dann umsetzt. Du redest mit mir, ich richte es ein, und wenn etwas hakt, erreichst du mich. Ich verkaufe dir keine KI. Ich richte Abläufe ein, und dass KI darin steckt, merkst du nur daran, dass es funktioniert.

Bevor ich etwas baue, schaue ich mir an, wie der Ablauf heute läuft, bei dir oder per Bildschirmfreigabe. Was ich einrichte, kann jeder andere lesen: verbreitete Dienste statt Eigenentwicklung, alle Zugänge auf deinen Konten, jeder Ablauf dokumentiert. Wenn du morgen ohne mich weitermachen willst, läuft alles weiter.

„Wenn sich ein Ablauf nicht lohnt, sage ich das. Auch wenn ich damit einen Auftrag verliere."

Maik Barenkamp
  • Festpreis vorher, schriftlich
  • Eine Person, keine Warteschleife
  • Deine Daten, deine Zugänge, deine Dokumentation
  • Wenn es sich nicht lohnt, sage ich es

Bevor du fragst

Was du jetzt vermutlich fragst.

Wenn deine Frage nicht dabei ist: +49 174 3268030.

Ab dem Moment, in dem dieselbe Arbeit jede Woche wiederkommt und jemand sie per Hand macht. Ob du allein arbeitest oder fünfzig Leute hast, ist zweitrangig. Entscheidend ist, wie viele Vorgänge es sind und wie lange sie heute dauern. Das rechnen wir vorher durch, mit deinen Zahlen.

Nein. Ich verbinde die Programme, die du hast. Mehrere hundert gängige Programme lassen sich direkt anbinden, ältere meist auch. Falls wirklich etwas fehlt, sage ich es vorher, nicht hinterher.

Dafür gibt es die drei Stufen. Nichts geht nach außen und nichts bewegt Geld ohne eine Regel, die du festgelegt hast. Jeder Vorgang wird gegen deine eigenen Daten geprüft. Was nicht eindeutig passt, wird nicht geraten, sondern dir vorgelegt, mit dem Hinweis, woran es lag.

Der Betrieb läuft nach europäischen Datenschutzstandards, mit Auftragsverarbeitungsvertrag, dokumentierten Zugriffen und nur den Daten, die der Ablauf braucht. Welche Dienste wofür eingesetzt werden, legen wir vorher gemeinsam fest. Ich setze nur Dienste ein, deren Verträge das Training von KI-Modellen mit deinen Daten ausschließen.

Einrichtung und Entwicklung zum Festpreis, den du schriftlich hast, bevor ich anfange. Die Höhe hängt vom Ablauf ab; die fünf häufigen Einstiege sind überschaubar, weil sie in fast jedem Betrieb gleich aussehen. Was nach der Einrichtung anfällt, besprechen wir vorher.

Der erste Ablauf läuft in unter zwei Wochen, vom Gespräch bis zum echten Betrieb. Die häufigen Einstiege oft in wenigen Tagen. Größere Vorhaben zerlege ich in Etappen, damit früh etwas nutzbar ist.

Deshalb baue ich nichts, was nur ich verstehe: verbreitete Dienste, alle Zugänge auf deinen Konten, jeder Ablauf dokumentiert. Ein anderer Dienstleister könnte übernehmen, und der Ablauf läuft derweil weiter.

Dreißig Minuten, per Video oder Telefon. Du erzählst, welcher Ablauf dich am meisten Zeit kostet; ich frage nach Programmen, Mengen und Ausnahmen. Am Ende weißt du, ob es sich lohnt, was es ungefähr kostet und womit man anfängt. Kein Verkaufsgespräch. Manchmal ist das Ergebnis: Lass es.

Der erste Schritt

Was soll als Erstes von deinem Tisch?

Dreißig Minuten, kostenlos, ohne Vorbereitung. Bring den Ablauf mit, der dich am meisten nervt. Danach weißt du, ob er sich automatisieren lässt, was das kostet, und ob ich es dir überhaupt empfehle.

Erstgespräch buchen · 30 Min, kostenlos +49 174 3268030

Auch wenn die Antwort lautet: lohnt sich nicht.